Henkilötiedot ja tietosuoja
Henkilötietojesi suojaaminen on meille ASSE:ssa tärkeää. Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti ja huolellisesti, ja noudatamme voimassa olevia uusia tietosuojamääräyksiä. Haluamme olla avoimia ja selkeitä henkilötietojesi käsittelyssä, joten alla vastauksia joihinkin kysymyksiin asian tiimoilta. Lue alla olevat kohdat äläkä epäröi kysyä, jos jokin asia askarruttaa.
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus
Kun lähetät meille alustavan hakulomakkeen tai aloitat hakupaketin teon, ilmoitat meille henkilötietojasi.
Alaikäisen lapsen osalta edellytämme huoltajan suostumusta lomakkeella annettuihin tietoihin. Mikäli et hyväksy tietosuojaselostetta, älä täytä ko. hakulomaketta vaan ole yhteydessä puhelimitse tai sähköpostilla.
Henkilökuntamme on hyvin tarkka asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyn suhteen.
Jotta vaihto-ohjelmasi onnistuisi välittämme tietoja vain vaihto-ohjelman kannalta välttämättömille tahoille kuten kohdemaan edustajalle, tarkoituksenaan voida käsitellä hakemustasi koskien esim. koulu- ja isäntäperhesijoitusta, matkaasi ja oleskeluasi, vakuutusyhtiöille, sekä viranomaistahoille koskien mm. oleskelulupaa ja viisumia.
Henkilötietojen keräämisen tarkoituksena on vastaaminen asiakkaiden yhteydenottoihin, asiakassuhteen ylläpito ja tiedon jakaminen vaihto-ohjelmista sekä löytämään kullekin asiakkaalle sopiva ohjelmavaihtoehto.
Käytämme tietoja myös ASSE:n omiin valmennus- ja uutiskirjeisiin sekä markkinointiin ohjelmistamme. Emme luovuta markkinointitarkoituksessa tietoja muille tahoille. Mikäli et halua markkinointia ja tiedotteitamme poistamme sinut pyynnöstäsi postituslistalta.
Voimme myös ottaa sinuun yhteyttä vaihto-oppilasvuoden aikana sekä sen jälkeen koskien mm. tietoa ja arviointia vaihto-oppilasvuodestasi ja retki- ja ohjelmatarjouksiamme vuoden aikana.
Kerättävät tiedot
Riippuen mihin ohjelmaan olet hakenut keräämme erilaista tietoa mm.:
Nimi, sukupuoli, osoite, sähköposti, puhelinnumero, huoltajien yhteystiedot, koulutiedot, harrastukset, valokuvia, videoesittely, ruoka-allergiat sekä terveyteen liittyvät asiat. Tietojen avulla pystymme tarjoamaan asiakkaalle sopivan ohjelmavaihtoehdon, etenemään hakuprosessissa ja tarjoamaan parhaan mahdollisen palvelun.
Sinä, joka osallistut ohjelmaan, jossa olet vastuussa alle 18 v lapsesta, tulee myös antaa meille tiedot rikosrekisteriotteesta, ohjelmasopimusten mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Hakiessasi vaihto-ohjelmaan EU/ETA maan ulkopuolelle, siirrämme tietosi vastaanottavan maan edustajallemme/toimistolle sen jälkeen, kun sinut on hyväksytty ohjelmaan. Tietosi saattavat siirtyä myös kohdemaan viranomaisille. Jaamme asiakkaiden tietoja ainoastaan sellaisten tahojen kanssa, jotka ovat oleellisia vaihto-oppilasvuoden toteutumisen kannalta.
Tietojen suojaus
Tietojen käsittelyssä noudatamme huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Emme luovuta tietojasi muille toimijoille kuin on ohjelman kannalta tarpeellista.
